Se stai programmando di spostare la tua attività da una sede ad un’altra, la cosa migliore da fare prima di iniziare il trasloco è pianificare il modo migliore per catalogare ed imballare ogni pezzo, così che le operazioni di disimballo e rimontaggio possano procedere più velocemente e senza intoppi. La chiave per un trasloco di successo è quella di responsabilizzare i tuoi dipendenti ed assegnare loro dei compiti specifici, così che possano sentirsi coinvolti nel progetto di trasloco.
Pianifica ogni mossa
Crea una sequenza temporale che annoveri tutte le fasi necessarie del trasloco. Dovrai discuterne appunto con il resto della tua squadra per assicurarti che tutto sia fattibile, e soprattutto che ciascuno conosca bene i compiti che gli sono stati assegnati. Per un piccolo ufficio, avrai bisogno di meno tempo per prepararti, mentre per un ufficio di dimensioni medio-grandi, sarà ovviamente necessaria qualche settimana in più per pianificare ogni dettaglio.
Il prossimo passo è raccogliere tutte le informazioni disponibili sul nuovo ufficio. Prova a richiederne progetti o la planimetria, in modo da poter identificare componenti chiave come prese elettriche, spazio di archiviazione, etc, così da poter stabilire a priori dove andare a sistemare il tutto. È una buona idea anche recuperare una planimetria del tuo attuale ufficio in modo da poter confrontare i due ambienti. Se negli attuali spazi ci sono aree specifiche che non vengono sfruttate adeguatamente, identificale in modo che possano essere invece valorizzate presso la nuova sede.
Fai anche un elenco di potenziali problemi relativi al nuovo ufficio, come una sala d’attesa troppo piccola o un’area non adeguata per la sala break-room, ad esempio. Individuare in anticipo gli accorgimenti da adottare ti consentirà di rendere le operazioni di rimontaggio molto più rapide dato che avrai già un’idea chiara degli spazi e di come sfruttarli.
Riunisci la tua squadra
Per gli uffici dalle dimensioni medio-grandi, è preferibile nominare qualcuno per ciascun dipartimento o divisione pronto a coordinare la propria area specifica. Egli si occuperà di garantire che ciascun dipendente si assuma la responsabilità di imballare gli arredi relativi alla propria scrivania, nonché gli oggetti personali. Per gli uffici più piccoli, potresti anche fare da solo.
Determina il tuo budget ed individua un partner affidabile
Se hai un importo di budget specifico assegnato per la il tuo trasloco, sarà importante identificare i costi prima di contattare una ditta specializzata o prima ancora di imballare i primi oggetti.
Scegliere la ditta cui affidare il compito di effettuare il trasloco è uno dei passaggi più importanti: ci sono infatti realtà del settore specializzate nel trasloco di uffici . Come per ogni tipo di servizio, è necessario assicurarsi che la ditta in questione sia affidabile e che disponga di attrezzature adeguate allo scopo. Assicurati solo di fare la tua ricerca in maniera adeguata, di porre le domande giuste e di far venire la ditta presso la tua sede per valutare l’intero lavoro.
Roberto Pennacchia Traslochi è una azienda di traslochi con sede a Milano, specializzata nel trasloco di uffici e archivi, e può farsi carico del trasloco del tuo ufficio portandolo a termine nei tempi previsti e con grande cura di ogni arredo o attrezzatura da lavoro.