Come organizzare un evento di successo

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Organizzare un grande evento, che coinvolga migliaia di utenti contemporaneamente, non è certamente facile e bisogna programmare ogni dettaglio con largo anticipo ed in maniera minuziosa, per far si che tutti possano fruire degli spazi e della manifestazione nella maniera più serena e adeguata possibile. Sia che si tratti di una fiera di settore (nautico, turistico, prodotti regionali o informatica, ad esempio), sia che si tratti di un evento musicale o manifestazione di interesse sociale e politico, è bene fare in modo da adottare tutte quelle soluzioni in grado di consentire a tutti di poter raggiungere senza problemi il luogo adibito, nonché usufruire degli spazi e trascorrere del tempo piacevole al suo interno per tutta la durata dell’evento stesso.

Una delle cose più importanti è avvisare tutti a proposito del luogo in cui l’evento avrà sede, con tanto di data e orario di inizio. È bene preparare anzitempo delle campagne pubblicitarie in città con tanto di volantini e cartellonistica, così da informare l’utenza per tempo, o provvedere a raggiungere il maggior numero possibile di interessati pubblicando appositi annunci sul web. Dopo aver pensato alla fase divulgativa, arriverà il momento di dedicarsi a quella prettamente organizzativa: è bene scegliere una location che disponga di un’ampia area parcheggio, così da consentire a tutti di poter parcheggiare nei pressi del luogo, o stipulare una convenzione con eventuali parcheggi limitrofi che possano consentire a tutti i partecipanti di lasciare il proprio veicolo non troppo lontano dall’area individuata. Se la distanza da coprire a piedi per raggiungere la location dovesse essere eccessiva, si potrà pensare al noleggio di un minivan con il quale offrire gratuitamente agli utenti il servizio navetta in andata e al ritorno.

Giunti all’interno dell’area in cui l’evento avrà sede, farà piacere a tantissimi utenti avere la possibilità di poter lasciare i propri effetti personali (cappotti, zaini, bagagli) a qualcuno che possa custodirli. È bene per questo provvedere ad un eventuale servizio deposito con personale preposto a ricevere ciò che gli utenti preferiscono lasciare all’ingresso.

All’interno, sarà bene piazzare della cartellonistica che indichi chiaramente quali sono le macro-aree da visitare e dove queste sono situate, così da consentire a ciascuno di visitare esattamente il padiglione o l’area di maggiore interesse e saltare ciò che invece non incontra i propri gusti. Un così gran numero di utenti, che spenderà diverse ore all’interno dell’area sede dell’evento, avrà certamente necessità di utilizzare i servizi igienici. A questo proposito la soluzione più efficace è quella di contattare una azienda che effettui il noleggio bagni chimici, e piazzarli nel punti strategici evidenziandone la presenza con adeguata cartellonistica, così che ciascuno possa individuarli facilmente quando necessario. È bene infine, pensare di implementare del personale preposto al mantenimento della pulizia durante il corso stesso della manifestazione: mediante appositi strumenti per la raccolta di carta, bottiglie o altri oggetti, sarà possibile mantenere pulito il luogo e consentire a tutti di trascorrere la giornata all’interno di un’area veramente pulita e ben mantenuta.

Avere cura di adottare tali accortezze quando si organizza un evento, farà in modo che gli utenti possano tangibilmente percepire tutto l’impegno profuso dagli organizzatori affinché l’esperienza di ciascuno possa essere veramente piacevole e rilassante.

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